Mitarbeiter im Gastgeberkonto verwalten: Welche Daten sieht jeder Kollaborator-Typ?
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Mitarbeiter und Kollaboratoren verwalten und welche Daten jeder Kollaborator-Typ einsehen kann. Nutzen Sie die Übersicht, um Berechtigungen passend zu den Aufgaben einer Person zu vergeben.
Schnellübersicht: Typische Einsatzszenarien
| Wer benötigt Zugriff? | Empfohlene Einstellung | Was kann die Person tun? |
|---|---|---|
| Reinigungskraft / Haustechniker | Verfügbarkeit einsehen | Sie sieht, wann die Unterkunft belegt oder frei ist. Gästedaten und Preise sind nicht sichtbar. |
| Co-Gastgeber / Assistenz | Verfügbarkeit einsehen + Buchungen einsehen und erstellen | Sie sieht den Kalender und alle Buchungsdetails, einschließlich Gastnamen und Kontaktdaten. |
| Person, die Buchungsbenachrichtigungen erhalten soll | Als Sekundär markieren | Sie erhält E-Mail- und Push-Benachrichtigungen zu Buchungen. Sie erhält damit keinen Zugriff auf Daten im System. Benötigt die Person zusätzlich Einsicht, müssen weitere Berechtigungen vergeben werden. |
| Person, die nur Objekteinstellungen verwaltet | Objektkonfiguration | Sie kann Objektinformationen, Ausstattung, Fotos und Preise bearbeiten. Buchungen und Kalender sind nicht sichtbar. |
Was ist mit Property Managern?
Wenn Sie mit einem professionellen Property Manager zusammenarbeiten, empfehlen wir, dass dieser ein PME-Konto (Property Management Expert) erstellt und eine Mandatsbeziehung zu Ihrer Unterkunft einrichtet. So erhält er einen passenden operativen Zugang, der für Property-Management-Unternehmen konzipiert ist.
Wenn Sie die PME-Struktur nicht nutzen möchten und Ihrem Property Manager lediglich als Kollaborator Zugriff geben wollen, können Sie alle Berechtigungen erteilen: Objektkonfiguration, Verfügbarkeit einsehen, Buchungen einsehen und erstellen sowie Distribution und Veröffentlichung. Damit erhält die Person vollen operativen Zugriff zur Verwaltung der Unterkunft.
Beachten Sie: Kollaboratoren können niemals auf Finanzdaten wie Rechnungen und Auszahlungen zugreifen. Nur das PME-Modell ermöglicht es, einem Property Manager Zugriff auf Rechnungen zu gewähren.
Primärer Kollaborator (Editor)
Der primäre Kollaborator hat vollständigen Zugriff auf alle Objektdaten:
- Kalender: Vollständiger Zugriff auf gebuchte, gesperrte und verfügbare Zeiträume einschließlich Preisdetails
- Buchungen: Vollständige Buchungsinformationen, einschließlich Gastdaten, Preisaufschlüsselung und Zahlungsstatus
- Finanzen: Rechnungen, Auszahlungen und Zahlungsinformationen
- Objektkonfiguration: Kann alle Objekteinstellungen einsehen und bearbeiten
- Bewertungen: Alle Gästebewertungen
- Kollaboratoren: Kann alle Kollaboratoren des Objekts einsehen und verwalten
- Benachrichtigungen: Erhält alle Benachrichtigungen (E-Mail und Push)
Wichtig: Nur der primäre Kollaborator kann Auszahlungsdetails, Rechnungen und Zahlungsinformationen einsehen. Dieses Konto ist rechtlich mit der Vereinbarung zum Objekt bei Holidu verknüpft.
Berechtigungen im Detail
Beim Hinzufügen eines Kollaborators können Sie eine oder mehrere der folgenden Berechtigungen vergeben. Jede Berechtigung gewährt Zugriff auf bestimmte Bereiche.
Objektkonfiguration
Was kann die Person einsehen und bearbeiten?
| Kann einsehen und bearbeiten | Kein Zugriff auf |
|---|---|
| Objektbeschreibungen und Titel | Buchungen |
| Fotos (hochladen, löschen, sortieren) | Finanzdaten (Rechnungen, Auszahlungen) |
| Ausstattung und Einrichtungen | Vertriebskanäle |
| Zimmer- und Einheiteninformationen | Gästedaten |
| Preise und Saisonpreise | Verwaltung gesperrter Zeiträume |
| Zusatzgebühren | Leistungskennzahlen |
| Anreise- und Check-in-Anleitungen | Verwaltung von Kollaboratoren |
| Einrichtung der Kalendersynchronisation (iCal-Import) | Veröffentlichungssteuerung |
| Kalenderexport (iCal) |
Einschränkungen:
- Der Standort ist schreibgeschützt, sobald das Objekt veröffentlicht wurde.
- iCal-Synchronisation und -Export können hier eingerichtet werden. Gesperrte Zeiträume einzusehen oder zu verwalten erfordert jedoch die Berechtigung „Buchungen einsehen und erstellen“.
Buchungen einsehen und erstellen
Buchungen:
| Kann einsehen | Kann durchführen |
|---|---|
| Vollständige Buchungsdetails | Manuelle Buchungen erstellen |
| Gastname, E-Mail, Telefonnummer und Adresse | Manuelle Buchungen ändern |
| Vollständige Preisaufschlüsselung | Buchungen stornieren |
| Auszahlungsbeträge | Gastdaten in Buchungen aktualisieren |
| Provisionsdetails | |
| Kanalinformationen | |
| Buchungshistorie und Änderungen |
Gesperrte Zeiträume:
| Kann durchführen |
|---|
| Gesperrte Zeiträume mit Kommentaren und Notizen einsehen |
| Gesperrte Zeiträume erstellen |
| Gesperrte Zeiträume bearbeiten |
| Gesperrte Zeiträume löschen (sofern nicht unveränderlich) |
Kein Zugriff auf:
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