Mein Gast fordert eine Rechnung, was muss ich tun?

Wenn ein Gast eine Rechnung oder einen Beleg anfordert, sind Sie als Gastgeber dafür verantwortlich, diese bereitzustellen.

Holidu kann Gästen keine Rechnungen ausstellen, da wir nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft sind. Wir stellen Ihnen (dem Gastgeber oder Immobiliendverwalter) nur Provisionsrechnungen aus.

Warum muss ich eine Rechnung ausstellen?

Holidu ermöglicht die Zahlungsabwicklung zwischen dem Gast und Ihnen, dem Gastgeber.

Wir ziehen unsere Provision vor Ihrer Auszahlung ab, aber rechtlich bleiben Sie der Dienstleistungserbringer – und daher dafür verantwortlich, Rechnungen oder Belege an Ihre Gäste auszustellen.

Wichtig:

• Rechnungen müssen den vollständigen Betrag widerspiegeln, der vom Gast bezahlt wurde.
• Stellen Sie Rechnungen ab dem Eincheckdatum des Gastes aus. Sie können den Entwurf jederzeit vorher vorbereiten.
• Lokale Steuervorschriften können unterschiedlich sein – bitte erkundigen Sie sich bei Ihrem Steuerberater, falls Sie unsicher sind.

Bin ich rechtlich verpflichtet, Rechnungen auszustellen?

Ja. Gastgeber sind rechtlich verpflichtet, Gästen für ihren Aufenthalt eine Rechnung oder einen Beleg zur Verfügung zu stellen.

Holidu erleichtert nur die Zahlungsabwicklung und ist nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft. Dies bedeutet, dass Sie als Gastgeber oder Immobiliendverwalter vollständig für die Rechnungsstellung verantwortlich bleiben.

Für professionelle Gastgeber mit gültiger Steuernummer ist die Ausstellung einer Rechnung am Ende jedes Aufenthalts obligatorisch, unabhängig davon, ob der Gast diese speziell anfordert. Dies unterstützt die Einhaltung lokaler Steuer- und Buchhaltungsvorschriften.

Hinweis für Immobilien auf den Kanarischen Inseln:
Die Kanarischen Inseln wenden nicht die spanische Mehrwertsteuer des Festlandes (IVA) an. Stattdessen gilt die lokale indirekte Steuer IGIC. Rechnungen für Immobilien auf den Kanarischen Inseln sollten keine IVA enthalten, müssen aber IGIC-Regeln befolgen.

Was ist das Gasrechnungs-Tool?

Um es Ihnen leichter zu machen, stellt Holidu das Gasrechnungs-Tool zur Verfügung, das in Ihrem Gastgeberkonto verfügbar ist. Das Tool hilft Gastgebern, direkt über ihr Holidu-Konto rechtlich konforme Rechnungen zu erstellen.

Hauptfunktionen

• Selbstbedienungs-Rechnungserstellung: Erstellen, bearbeiten und stellen Sie Rechnungen für jede bestätigte Buchung aus.
• Rechtlich konform: Unterstützt die Einhaltung lokaler und EU-Steuervorschriften.
• Flexibler Arbeitsablauf: Beginnen Sie mit einem Entwurf, überprüfen Sie die Details und stellen Sie ihn aus, wenn Sie bereit sind.
• Zusätzliche Dienstleistungen: Erstellen Sie zusätzliche Rechnungen für Add-ons wie Mahlzeiten, Transfers oder E-Bikes.

Bitte beachten Sie, dass eine ausgestellte Rechnung nicht bearbeitet oder geändert werden kann. Wenn Sie unsicher sind, wählen Sie „Speichern und schließen", um sie als Entwurf zu behalten. Sobald Sie „Speichern und ausstellen" auswählen, wird sie endgültig und unveränderbar.

Um einen Fehler zu korrigieren, müssen Sie die Rechnung stornieren und eine neue ausstellen.

Wo finde ich das Gasrechnungs-Tool?

Es gibt zwei Möglichkeiten, um auf das Tool zuzugreifen:

Option 1:

1. Melden Sie sich in Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Immobilien verwalten, wählen Sie die mit der Buchung verknüpfte aus.
2. Gehen Sie zur Registerkarte „Finanzen" auf der linken Seite.
3. Wählen Sie dann Gasrechnungen.

Option 2:

1. Melden Sie sich in Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Immobilien verwalten, wählen Sie die mit der Buchung verknüpfte aus.
2. Gehen Sie zur Registerkarte Buchung auf der linken Seite. Wählen Sie dann die Buchung aus, für die Sie eine Rechnung erstellen möchten.
3. Klicken Sie unter Meine Einnahmen auf Rechnung für Ihre Gäste erstellen.

So konfigurieren Sie Ihre Gasrechnungseinstellungen

Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen professionell sind und lokale Steueranforderungen erfüllen, können Sie Ihre Details und Anzeigeeinstellungen im Einstellungen-Bereich Ihres Dashboards anpassen.

Aktualisieren Sie Ihr Gastgeber- und Geschäftsprofil

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontakt- und rechtlichen Informationen korrekt sind, da diese verwendet werden, um Sie auf der Rechnung zu identifizieren.

• Gastgeberdetails: Überprüfen Sie, dass Ihr Name, Ihre E-Mail und Ihr Unternehmensname korrekt sind.
• Adresse: Dies ist Ihre rechtliche Geschäfts- oder Wohnadresse. Klicken Sie auf Bearbeiten, um Ihre Straße, Postleitzahl und Stadt zu aktualisieren.

Passen Sie die Rechnungsanzeigeeinstellungen an

Sie können genau kontrollieren, welche Informationen Ihre Gäste auf ihren Rechnungen sehen, indem Sie die folgenden Optionen in Rechnungseinstellungen umschalten:

• MwSt. anzeigen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie ein registriertes Unternehmen sind und die MwSt. auf Rechnungen anzeigen müssen.
• Fußzeilendetails: Sie können auswählen, ob Ihre MwSt.-ID, Steuernummer oder IBAN in der Fußzeile des Dokuments angezeigt werden.
• Rechtlicher Fußzeilentext: Verwenden Sie das Textfeld, um einen benutzerdefinierten „Standardwert" für Ihre rechtliche Fußzeile hinzuzufügen (z. B. eine Dankaktion oder ein spezifischer rechtlicher Haftungsausschluss, der von Ihrer Region erforderlich ist).

Wählen Sie aus, welches Unternehmen die Rechnung ausstellt

Wenn Sie Immobilien unter mehr als einem Unternehmen verwalten – zum Beispiel als Eigentümer oder wenn ein Unternehmen die Immobilie in Ihrem Namen verwaltet – können Sie jetzt steuern, welches auf jeder Rechnung verwendet wird.

Dies gilt für Sie, wenn:

• Sie die Immobilie direkt besitzen und auch über ein separates Unternehmen, das Sie betreiben, rechnungen stellen, oder
• Ein Verwaltungsunternehmen die Immobilie in Ihrem Namen verwaltet und entweder Sie oder das Unternehmen die Rechnung ausstellen muss

Welches Unternehmen verwendet wird, hängt von der Buchung ab – wir wählen automatisch das aus, das für diese bestimmte Buchung gilt. Wenn es nicht korrekt ist oder Sie als anderes Unternehmen rechnungen stellen möchten, können Sie es vor der Ausstellung ändern.

Wo Sie es verwalten: Einstellungen > Rechnungen. Sie sehen Ihr Standardprofil plus alle, die Sie selbst erstellt haben. Sie können jederzeit ein Profil hinzufügen, umbenennen, bearbeiten oder löschen.

Änderungen manuell vorgenommen? Wenn Sie die Rechnungsdetails bearbeiten und sie stimmen nicht mit einem gespeicherten Profil überein, werden wir Sie fragen, ob Sie sie als neues speichern möchten – damit Sie sie beim nächsten Mal nicht erneut eingeben müssen.

Rechnungsnummern: Jedes Profil führt seine eigene Zählung und warnt Sie vor einem Duplikat, damit Ihre Nummern sauber bleiben, egal welches Unternehmen Sie verwenden.

Schritt für Schritt: Erstellen Sie die Rechnung

1. Wählen Sie Buchungsdetails: Wählen Sie die relevante Buchungs-ID und die bevorzugte Sprache. Wählen Sie den Aussteller aus – wir wählen ihn automatisch aus, aber Sie können ihn hier wechseln.

1. Gastinformationen hinzufügen: Geben Sie die Rechnungsadresse des Gastes und die MwSt.-ID (falls zutreffend) ein.
2. Überprüfen und anpassen: Das System zeigt automatisch Buchungsdetails wie Daten, Immobiliennamen und Gesamtbetrag an. Sie können auch eine personalisierte Nachricht unter dem Rechtlichen Fußzeilentext hinzufügen. Die im Rechtlichen Fußzeilentext hinzugefügte Nachricht wird auf der Rechnung angezeigt.

1. Finalisieren Sie die Rechnung:
   • Abbrechen: Beenden Sie das Formular, ohne Ihre letzten Änderungen zu speichern. Der Entwurf bleibt in Ihrer Liste.
   • Speichern und schließen: Behalten Sie es als Entwurf für spätere Bearbeitungen.
   • Speichern und ausstellen: Finalisieren Sie die Rechnung. Sobald ausgestellt, kann sie nicht mehr geändert werden.
2. Zustellung:
   Nach der Ausstellung wird die Rechnung automatisch an Ihren Gast per E-Mail mit dem PDF-Anhang gesendet. Sie können das PDF auch jederzeit aus dem Tool herunterladen, zum Beispiel wenn der Gast es erneut anfordert.

Automatisieren Sie Ihren Arbeitsablauf

Unter Einstellungen für automatische Rechnungsnummern können Sie auswählen:

• Automatische Generierung aktivieren: Aktivieren Sie diese Option, um dem System zu erlauben, automatisch eine eindeutige Nummer an jede neue Rechnung zu vergeben und Zeit bei der manuellen Dokumentation zu sparen.

Rechnungsstellung für Extras

Um für zusätzliche Dienstleistungen über den Aufenthalt des Gastes hinaus zu rechnungen, erstellen Sie zunächst die Rechnung für den Aufenthalt und generieren Sie