Leitfaden für Gästenachrichten und FAQ

Was ist die Gästenachrichtenfunktion?

Die Gästenachrichtenfunktion bringt alle Gespräche mit Ihren Gästen an einem Ort zusammen – über alle Ihre Buchungskanäle hinweg – und nutzt einen KI-Assistenten, um Routine-Anfragen für Sie zu bewältigen. Dies erspart Ihnen Zeit und ermöglicht es Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Was ist enthalten?

Die Gästenachrichtenfunktion bietet drei Hauptmerkmale:

• Einheitlicher Posteingang: Nachrichten von Airbnb, Booking.com, Vrbo, Holidu und direkten Buchungen an einem Ort
• KI-Assistent: Beantwortet automatisch häufige Gästefragen wie Check-in-Informationen, WLAN-Details und Wegbeschreibungen – basierend auf Ihrem lokalen Kontext
• Geplante Nachrichten: Check-in-Details, Zugriffscodes und Ankunftsinformationen werden automatisch für jede Buchung gesendet

Wo finde ich die Gästenachrichtenfunktion?

So greifen Sie auf die Gästenachrichtenfunktion zu:

1. Öffnen Sie die Holidu-Web-App
2. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf Nachrichten
3. Wählen Sie dann Posteingang, Geplante Nachrichten oder KI-Einstellungen

Der Posteingang: Zugriff und Nutzung

Wie greife ich auf meinen Posteingang zu?

Gehen Sie zum linken Menü im Holidu-Host-Portal und wählen Sie Nachrichten > Posteingang. Hier finden Sie alle Ihre Gästekonversationen in einer übersichtlichen Liste.

Wie nutze ich den Posteingang?

1. Suchen Sie den relevanten Gesprächsverlauf. Jede Buchung erscheint als ein einziger Thread, unabhängig vom Kanal (Airbnb, Booking.com, Vrbo, Holidu oder direkte Buchung)
2. Um eine Nachricht zu senden, geben Sie Ihre Antwort in das Nachrichtenfeld ein und klicken Sie auf Senden
3. Geplante Nachrichten – wie Check-in-Anweisungen und Zugriffscodes – werden vom System automatisch versendet und erscheinen auch im Thread für vollständige Transparenz
4. Um die automatische Übersetzungsfunktion zu nutzen, verfassen Sie einfach Ihre Nachricht in Ihrer bevorzugten Sprache; sie erscheint Ihrem Gast in seiner Sprache
5. Der KI-Assistent antwortet automatisch auf Gästefragen zu den Themen, die Sie ihm zugewiesen haben. Öffnen Sie Einstellungen verwalten (Zahnrad-Symbol in der Kopfzeile von Nachrichten), um zu sehen und zu ändern, welche Themen der KI oder Ihnen zugeordnet sind
6. Sie erhalten eine Benachrichtigung für jede neue Nachricht in Ihren Gesprächen – auf die gleiche Weise wie bei einer WhatsApp-Nachricht – einschließlich der Nachrichten, die der KI-Assistent in Ihrem Namen sendet, damit Sie immer wissen, was in Ihrem Namen gesagt wurde

Welche Kanäle werden unterstützt?

Konversationen mit Gästen von Airbnb, Booking.com, Vrbo, Holidu und direkten Buchungen werden unterstützt. Alle diese Nachrichten sind in Ihrem einheitlichen Posteingang verfügbar.

Der KI-Assistent: Automatische Gästenbeantwortung

Was macht der KI-Assistent?

Der KI-Assistent beantwortet automatisch häufige Gästefragen 24/7, z. B. Check-in-Informationen, lokale Empfehlungen und Eigenschaftsinformationen – alles basierend auf dem lokalen Kontext Ihrer Unterkunft. Dies erspart Ihnen Zeit und sorgt für schnelle Reaktionen auf Gästefragen.

Kann ich wählen, welche Fragen der KI-Assistent beantwortet?

Ja, absolut. Öffnen Sie Einstellungen verwalten (Zahnrad-Symbol in der Kopfzeile Ihrer Nachrichten), um 8 verschiedene Themen einzusehen:

• Eigenschaftsinformationen
• Sehenswürdigkeiten und lokale Tipps
• Gästeankünfte
• Online-Check-in und Gästeregistrierung
• Eigenschaftsprobleme und Anleitungen
• Spezielle Anfragen
• Check-out und Abreisen
• Rechnungen, Gebühren und Steuern

Für jedes Thema können Sie einstellen, ob der KI-Assistent oder Sie als Host antwortet. Ihre Auswahl gilt für alle Ihre Konversationen – vorhandene und neue – daher müssen Sie dies nur einmal einstellen. Bevorzugen Sie eine Abkürzung? Nutzen Sie Alle auf KI-Assistent setzen oder Alle auf Host setzen, um alles mit einem Klick umzuschalten.

Gibt es Themen, die der KI-Assistent nie bearbeitet?

Ja, einige Themen benötigen immer menschliche Aufmerksamkeit:

• Buchungen, Zahlungen und Streitigkeiten
• Beschwerden
• Sicherheits- und Rechtsfragen
• Plattform-, Konto- und Vor-Buchungs-Fragen

Diese Themen werden immer direkt durch Holidu bearbeitet, da sie direkte Maßnahmen erfordern. Sie können dies nicht ändern – so bleiben sensible Angelegenheiten konsistent bearbeitet.

Was passiert, wenn der KI-Assistent eine Frage zu einem Thema nicht beantworten kann, das ich ihm zugewiesen habe?

Der KI-Assistent übergibt das Gespräch automatisch an Sie, damit nichts steckenbleibt. Sie erhalten sofort eine Benachrichtigung über die Übergabe.

Kann ich meine Einstellungen ändern, indem ich mit dem KI-Assistenten chatte?

Ja. Sagen Sie ihm einfach, was Sie möchten – zum Beispiel "Verbiete dem KI-Assistenten, Eigenschaftsprobleme zu bearbeiten" oder "Schalte die KI überall aus" – und er wird Ihre Einstellungen aktualisieren und bestätigen, was sich geändert hat.

Geplante Nachrichten

Wie funktionieren geplante Nachrichten?

Geplante Nachrichten werden automatisch zu festgelegten Zeiten versendet – z. B. Check-in-Anweisungen vor der Ankunft eines Gastes. Sie können diese Nachrichten konfigurieren, um wichtige Informationen wie Zugriffscodes und Ankunftsdetails automatisch zu versenden.

Wie konfiguriere ich geplante Nachrichten?

Gehen Sie zu Nachrichten > Geplante Nachrichten im linken Menü. Hier können Sie festlegen, welche Informationen automatisch an Gäste versendet werden und wann diese Nachrichten versandt werden sollen.

Kollaboratoren und Zugriff

Können mehrere Personen die Gästenachrichtenfunktion nutzen?

Ja – Hosts und eingeladene Kollaboratoren können auf denselben Posteingang zugreifen und zusammen mit Gästen kommunizieren.

Wie aktiviere ich den Zugriff für Kollaboratoren?

Kollaboratoren werden nicht automatisch eingebunden. Um einem Kollaborator Zugriff zu gewähren, gehen Sie zu der spezifischen Unterkunft in Holidu, navigieren Sie zu "Kollaboratoren" und passen Sie den Zugriff dieser Person an. Aktivieren Sie dann den Zugriff auf Gästekonversationen. Dies muss separat für jede einzelne Unterkunft durchgeführt werden.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Erste Schritte

Ist die Gästenachrichtenfunktion in meinem Konto enthalten?

Ja – sie ist für alle Hosts ohne zusätzliche Kosten enthalten.

Wie erhalte ich Benachrichtigungen über neue Nachrichten?

Sie erhalten eine Benachrichtigung für jede neue Nachricht in Ihren Gesprächen – auf die gleiche Weise wie bei einer WhatsApp-Nachricht – einschließlich der Nachrichten, die der KI-Assistent in Ihrem Namen sendet. So wissen Sie immer, was in Ihrem Namen gesagt wurde, und können jederzeit eingreifen.

Posteingang-Funktionen

Kann ich Nachrichten für manuelle Kalenderblöcke versenden?

Nein – das Messaging ist nur für tatsächliche Buchungen verfügbar.

Werden alle Gästenachrichten in Holidu angezeigt?

Alle Nachrichten von Booking-Kanälen werden synchronisiert. Gäste können Sie jedoch auch per E-Mail oder Telefon außerhalb von Holidu kontaktieren – diese Nachrichten erscheinen nicht automatisch in Ihrem Posteingang.

Können Gäste mich außerhalb der Plattform kontaktieren?

Ja, Gäste können Sie über externe Kanäle kontaktieren. Allerdings werden diese Nachrichten nicht in Holidu angezeigt. Alle über Booking-Kanäle gesendeten Nachrichten bleiben in Ihrem einheitlichen Posteingang sichtbar.

Benachrichtigungen

Werden mir auch Benachrichtigungen angezeigt, wenn der KI-Assistent antwortet?

Ja, Sie erhalten eine Benachrichtigung für jede vom KI-Assistenten gesendete Nachricht. So wissen Sie immer, welche Antworten in Ihrem Namen gegeben wurden.

Unterstützung und Zusammenarbeit

Was passiert, wenn eine Nachricht Kundensupport benötigt?

Das Holidu Customer Happiness Team kann dem Gespräch beitreten, wenn Unterstützung erforderlich ist. Klicken Sie auf die Support-Schaltfläche in der unteren rechten Ecke, um uns zu kontaktieren.

Können Kollaboratoren Nachrichten senden?

Ja, autorisierte Kollaboratoren können Nachrichten in Ihrem Namen lesen und versenden, genau wie Sie.

Zusammenfassung

Die Gästenachrichtenfunktion bietet Ihnen:

• Einheitlichen Posteingang für alle Buchungskanäle
• KI-Assistent, der Routine-Gästefragen 24/7 beantwortet
• Geplante Nachrichten und automatische Übersetzung
• Möglichkeit für Hosts und Kollaboratoren, denselben Posteingang zu teilen
• Benachrichtigungen für jede neue Nachricht – einschließlich der vom KI-Assistenten versendeten
• Volle Kontrolle darüber, welche Themen der KI-Assistent bearbeitet
• Support vom Holidu Customer Happiness Team 7 Tage die Woche in Ihrer Sprache, wenn ein Gespräch menschliche Unterstützung benötigt

Bei weiteren Fragen kontaktieren Sie bitte den Holidu-Support.