Als Gastgeber ist eine reibungslose Kommunikation vor der Anreise entscheidend, damit Ihr Gast problemlos ankommt. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Gäste von Airbnb, Booking.com und Holidu vor dem Check-in erreichen und was Sie tun können, wenn Sie den Gast nicht erreichen.

Gäste vor der Anreise über Gastnachrichten (Guest Messaging) kontaktieren

Mit dem Feature Guest Messaging von Holidu sind alle Gespräche mit Ihren Gästen an einem Ort gebündelt, unabhängig davon, ob die Buchung über Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo oder Ihre eigene Website eingegangen ist. Das ist der schnellste und zuverlässigste Weg, Gäste vor der Anreise zu erreichen.

So greifen Sie auf Guest Messaging zu:

• Öffnen Sie im Menü Nachrichten → Posteingang, um alle Unterhaltungen zu sehen.
• Oder öffnen Sie eine bestimmte Buchung im Tab Buchungen und klicken Sie in der Buchungsdetailansicht auf den Nachrichtenlink. So gelangen Sie direkt zur Unterhaltung mit dem jeweiligen Gast.

KI-Assistent: Der KI-Assistent ist kostenlos enthalten und beantwortet automatisch häufige Gästefragen zu Check-in, Ausstattung, Anfahrt und mehr. Grundlage sind die Themen, die Sie unter Einstellungen verwalten festgelegt haben. Nachrichten werden außerdem automatisch zwischen Ihrer Sprache und der Sprache des Gastes übersetzt, sodass Sprachbarrieren kein Hindernis sind. Sie können jede Unterhaltung jederzeit selbst übernehmen oder die Themen, die der KI-Assistent bearbeitet, jederzeit anpassen.

Kontaktdaten der Gäste nach Buchungskanal

Guest Messaging funktioniert über alle Buchungskanäle hinweg. Je nach Buchungsquelle sind jedoch zusätzliche Kontaktdaten wie Telefonnummer oder persönliche E-Mail-Adresse unterschiedlich sichtbar:

Bei Buchungen über Airbnb, Booking.com und Vrbo werden die persönlichen E-Mail-Adressen der Gäste von den jeweiligen Plattformen vertraulich behandelt. Die persönliche E-Mail-Adresse des Gastes wird sichtbar, sobald der Gast das Holidu-Ankunftsformular ausgefüllt hat.

Neue Gastgeber: Solange Sie noch keinen ersten bestätigten Check-in abgeschlossen haben, werden die Kontaktdaten der Gäste bis 2 Tage vor dem Check-in maskiert. Nach Ihrem ersten erfolgreichen Check-in gilt diese Einschränkung für alle zukünftigen Buchungen nicht mehr.

Was tun, wenn Sie Ihren Gast nicht erreichen?

Gehen Sie bei fehlender Rückmeldung schrittweise in der folgenden Reihenfolge vor:

1. Guest Messaging (Nachrichten → Posteingang): Dies ist unabhängig vom Buchungskanal immer der beste erste Schritt.
2. WhatsApp: Senden Sie eine kurze, höfliche Nachricht.
3. Anruf: Versuchen Sie es telefonisch, wenn Sie auf WhatsApp keine Antwort erhalten. Beachten Sie, dass Booking.com und Airbnb Telefonnummern nicht mehr zusammen mit den Buchungsdetails weitergeben.
4. E-Mail: Haken Sie per E-Mail nach, sofern eine Adresse verfügbar ist.

Tipp: Halten Sie Ihre Nachricht freundlich und kurz. Zum Beispiel:

„Hallo [Name des Gastes], hier ist [Ihr Name] von [Name der Unterkunft]. Ich wollte nur kurz Ihre Ankunftszeit bestätigen. Bitte melden Sie sich, wenn Sie Zeit haben. Wir freuen uns auf Ihren Besuch!“

Wann Sie sich an den Holidu-Support wenden sollten

Wenn der Check-in innerhalb der nächsten 7 Tage stattfindet und Sie über alle Kanäle keine Antwort erhalten haben, wenden Sie sich bitte über das Kontaktformular im Holidu-Hilfebereich an unser Supportteam. Unser Team kann Ihnen helfen, die Buchungsdetails zu überprüfen und bei Bedarf über den ursprünglichen Buchungskanal Kontakt zum Gast aufzunehmen. Unser lokales Sprachsupport-Team ist außerdem an 7 Tagen in der Woche für Sie da.

Best Practices für eine reibungslose Kommunikation

1. Kontaktieren Sie Gäste frühzeitig über Guest Messaging. Eine freundliche Willkommensnachricht einige Tage vor der Anreise schafft eine positive Basis und bestätigt wichtige Details. Der KI-Assistent kann Rückfragen automatisch beantworten.
2. Senden Sie klare Ankunftsinformationen im Voraus. Gäste sollten Check-in-Zeit, Standort und Zugangsdaten kennen. Hier erfahren Sie, wie Sie Ankunftsinformationen hinzufügen.
3. Nutzen Sie automatisierte Nachrichten. Die automatisierten Nachrichten von Guest Connect arbeiten mit Guest Messaging zusammen. Antwortet ein Gast auf eine geplante Nachricht, kann der KI-Assistent die Unterhaltung fortführen. Hier erfahren Sie mehr über automatisierte Nachrichten.
4. Aktivieren Sie nach Möglichkeit den Self-Check-in. So vermeiden Sie kurzfristigen Stress, falls die Kommunikation einmal verzögert ist.
5. Bitten Sie Gäste, die Ankunftszeit 2 bis 3 Tage vorher zu bestätigen. Eine kurze Nachricht sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

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